Valérie Schmitt, RH & Planification chez Industeam, raconte le passage d'Excel à Staff Planning après une croissance de 10 à plus de 1 000 collaborateurs.
En près de vingt ans, Valérie Schmitt a vu Industeam changer d'échelle pour atteindre le millier de salariés. Une croissance qui a progressivement rendu la planification sous Excel impossible et conduit les équipes à repenser leur organisation.
Elle revient sur cette transformation et sur la place qu'occupe aujourd'hui Staff Planning dans leur quotidien.
Une entreprise en pleine croissance
Cela fait maintenant 19 ans que je travaille chez Industeam. J'ai connu l'entreprise quasiment depuis sa création.
Quand je suis arrivée, nous étions une toute petite structure. Avant cela, j'avais travaillé pendant treize ans dans une agence d'intérim où je gérais aussi bien le recrutement que la paie, les contrats ou le suivi des intérimaires. En rejoignant Industeam, j'ai naturellement repris des missions similaires, auxquelles s'ajoutait la gestion de notre activité nucléaire.
Mais l'entreprise a énormément évolué.
Au fil des années, nous sommes passés d'une dizaine de personnes à plus de 1 000 collaborateurs. Plusieurs sociétés ont rejoint le groupe et notre organisation s'est profondément transformée.
À un moment, je ne pouvais plus tout gérer seule. J'ai transmis une partie de mes missions pour me concentrer, avec ma collègue Mylène Laforge, sur la planification des équipes, les visites médicales et la préparation des différents arrêts programmés au cours de l'année.
Cette croissance a profondément changé notre façon de travailler.
Les limites d'une planification sous Excel
Pendant longtemps, toute notre planification reposait sur un tableau Excel.
Lorsque nous comptions une centaine de collaborateurs, cela fonctionnait encore. Nous avions trouvé notre organisation et nous arrivions à suivre l'activité.
Mais plus l'entreprise grandissait, plus ce tableau devenait complexe. Nous y gérions également les intérimaires, nous ajoutions des formules pour savoir combien de personnes étaient prévues sur un chantier ou disponibles à une date donnée… Petit à petit, nous avons surtout commencé à manquer de visibilité.
Le problème n'était pas Excel en lui-même. Le problème, c'est que notre entreprise n'avait plus la même taille.
Nous avions besoin d'un outil capable d'accompagner cette évolution et de nous donner une vision plus claire de notre activité aussi bien sur les chantiers en cours que sur ceux à venir.
Une organisation progressivement transformée
Aujourd'hui, Staff Planning fait partie de notre fonctionnement quotidien.
L'objectif est que chaque chargé d'affaires ou conducteur de travaux renseigne directement les informations concernant ses équipes. Nous poursuivons encore ce déploiement, notamment avec les sociétés qui ont récemment rejoint le groupe. Certaines utilisaient déjà Staff Planning, mais pas de manière aussi approfondie. Nous les accompagnons progressivement afin qu'elles deviennent autonomes.
Chaque semaine, nous organisons une réunion avec les responsables d'activité pour préparer les besoins de la semaine suivante. Nous échangeons sur les profils disponibles, les compétences recherchées et les affectations à réaliser.
Cette organisation nous permet de préparer les plannings beaucoup plus sereinement.
« Les ordres de mission ont véritablement changé notre façon de travailler. »
Avant, tout était préparé sous Word puis envoyé par e-mail. Les documents revenaient parfois tardivement, voire pas du tout signés.
Aujourd'hui, tout est beaucoup plus simple et beaucoup plus rapide. Nous utilisons également quotidiennement la planification ainsi que la gestion des absences, des congés et des formations, qui sont désormais bien intégrées dans les habitudes des équipes.
Une meilleure visibilité pour anticiper
Le principal changement, pour moi, est la visibilité.
Avec Excel, nous travaillions essentiellement sur l'instant présent.
Aujourd'hui, nous pouvons intégrer le prévisionnel, visualiser les chantiers à venir et anticiper les besoins plusieurs semaines à l'avance. Nous distinguons beaucoup plus facilement ce qui est déjà confirmé de ce qui est en préparation.
Cette capacité d'anticipation change réellement notre manière d'organiser le travail.
Bien sûr, il y a aussi un gain de temps. Je serais incapable de le chiffrer précisément, mais cela n'a plus rien à voir avec notre ancien fonctionnement. Les modifications sont rapides, les projets se créent facilement et l'ensemble est beaucoup plus fluide.
Au fil des évolutions du logiciel, certaines fonctionnalités nous ont également apporté davantage de confort, notamment la possibilité de retrouver l'historique des modifications lorsqu'une erreur de manipulation se produit. Ce n'est pas un outil que nous utilisons pour contrôler les collaborateurs, mais il permet de comprendre rapidement ce qui s'est passé lorsqu'une information disparaît ou est modifiée par inadvertance.
« Aujourd'hui, nous pouvons intégrer le prévisionnel et anticiper les besoins plusieurs semaines à l'avance. »
L'accompagnement, un sujet qui nous tient à cœur
Comme dans tout projet, tout ne se fait pas du jour au lendemain.
Nous avons été formés et accompagnés tout au long du projet. Les équipes de Staff Planning sont à notre écoute et sont disponibles.
J'ai aussi beaucoup apprécié les ateliers organisés par Staff Planning. Ils permettent d'échanger avec d'autres entreprises confrontées aux mêmes problématiques. En discutant avec d'autres utilisateurs, nous nous sommes rendu compte que nous rencontrions souvent les mêmes difficultés, notamment lorsqu'on travaille avec plusieurs agences et plusieurs entités.
Ces échanges sont rassurants et permettent aussi de partager des bonnes pratiques.
Un outil devenu indispensable
Si je devais résumer mon expérience, je dirais que nous n'aurions tout simplement pas pu continuer à fonctionner comme avant.
Aujourd'hui, nous avons gagné en visibilité, en rapidité et en organisation. Nous n'aurions tout simplement pas pu continuer à fonctionner comme avant.
« C'est pour cette raison que je recommande Staff Planning sans hésitation. »