Ortec choisit Staff Planning pour structurer sa planification

Un dialogue entre équipes projet et terrain

Durant l’été 2024, Staff Planning est présenté aux responsables d’agences d’Orys afin de recueillir l’ensemble des besoins. Cette étape permet de formaliser un cahier des charges précis. Le projet est porté en interne par l’équipe Transformation Digitale, qui jouait un rôle clé dans la coordination entre les interlocuteurs métiers, IT et achats.

Mise en place d’un POC sur un site pilote

Mise en place d’un POC sur un site pilote  

En septembre 2024, il est décidé de lancer un proof of concept (POC) sur l’agence Orys Marcoule, particulièrement engagée dans la démarche depuis le début. Le POC débute en octobre, accompagné d’ateliers de paramétrage et de formation à destination des utilisateurs finaux.

Identification de besoins multi-niveaux 

L’expérimentation met en évidence plusieurs types de besoins :

• Au niveau de la direction : pilotage et suivi d’activité via des indicateurs consolidés.

• Au niveau opérationnel : planification des appels de charge et gestion fine des ressources.

• Au niveau inter-agences : collaboration entre structures, échanges de personnel, pilotage transverse des projets

Un retour d’expérience concluant

Un outil validé par les utilisateurs 

En décembre 2024, le POC est clôturé avec des retours très positifs. L’outil répond aux besoins exprimés, tant sur le plan fonctionnel que sur l’ergonomie. Il suscite également l’intérêt pour des fonctionnalités complémentaires comme la gestion des plannings personnels ou les demandes d’absence.

Un déploiement progressif et accompagné

Généralisation de Staff Planning à toutes les agences Orys 

Dès janvier 2025, le déploiement de Staff Planning s’étend à l’ensemble des agences Orys. Celui-ci est mené de manière progressive, avec des phases de formation, de paramétrage personnalisé et d’adaptation au contexte local.

A la fin du 1er trimestre 2025, Staff Planning est déployé sur l’agence Grands Projets. Cette agence mobilise du personnel issu de différentes entités. Dans ce contexte, la fonctionnalité de planification multi-agences devient un levier essentiel pour coordonner les ressources, en remplacement des outils existants.

Finalisation des ajustements inter-agences 

Les derniers ajustements fonctionnels liés à la planification multi-agences sont intégrés et stabilisés en mai 2025, permettant ainsi un usage fluide et partagé entre les structures.

Une relation projet fondée sur la proximité

Réactivité, accompagnement et confiance 

Les équipes d’Orys du groupe Ortec ont souligné l’implication des interlocuteurs Staff Planning tout au long du projet. La proximité, la réactivité et l’adaptabilité de notre accompagnement ont favorisé une dynamique constructive et durable.

Des perspectives d’extension 

D’autres entités prêtes à franchir le pas à l’échelle du groupe

Fort de cette réussite, le projet ouvre désormais de nouvelles perspectives. D’autres départements du groupe Ortec manifestent leur intérêt.

Staff Planning accompagne ainsi le groupe dans une transformation progressive de son organisation, appuyée sur un outil structurant et évolutif.