Convaincre son responsable d’adopter un logiciel de planification et de pointage

Le personnel de bureau

Le personnel de bureau comme les assistant(e)s RH ou les assistant(e)s de direction ont souvent des missions qui se retrouvent au centre de l’organisation d’une entreprise.

Les assistant(e)s jouent un rôle crucial en fournissant un soutien administratif et opérationnel essentiel à tous les niveaux de l'organisation. 

Souvent sollicité(e)s, les assistant(e)s sont concerné(e)s par les problèmes d'organisation et doivent gérer et solutionner les demandes du quotidien.

A la recherche du bon outil ...

Ces personnes sont constamment à la recherche de moyens d'optimiser les processus et d'améliorer l'expérience des employés.

Il faut trouver les meilleurs arguments afin de proposer au Responsable d'Etablissement de prendre un logiciel et de chambouler les habitudes des employés dans le but d'améliorer l'organisation interne.

Voici quelques-unes des raisons pour lesquelles un tel investissement serait bénéfique pour l’équipe et pour l'entreprise dans son ensemble :

1. Souligner les défis actuels

Identifier les défis spécifiques auxquels votre équipe est confrontée en matière de gestion des temps de travail. Que ce soit des conflits, des erreurs de calcul des heures travaillées ou des difficultés à respecter les rythmes de travail, les primes…  Il est important de mettre en lumière les problèmes que vous souhaitez résoudre.

2. Mettre en avant les avantages

Présentez les avantages tangibles d'un logiciel de planification et de pointages, tels que la réduction des erreurs, l'automatisation des processus et l'amélioration de la productivité. Utilisez des exemples concrets et des données chiffrées pour illustrer l'impact positif que cette technologie peut avoir sur l'efficacité opérationnelle et le bien-être des employés.

Petit coup de pouce ! voici 4 avantages à exposer :

• Optimisation des temps de travail : Un logiciel de planification permettrait une gestion plus efficace des temps de travail en tenant compte des disponibilités des employés, des besoins opérationnels et des contraintes légales, ce qui réduirait les conflits et améliorerait la performance et la satisfaction des employés.
• Automatisation des processus : En automatisant les tâches liées à la planification et au suivi des temps, les managers et les assistant(e)s pourront réduire les erreurs humaines, économiser du temps précieux et permettre aux équipes RH de se concentrer sur des activités à plus forte valeur ajoutée.
• Analyse des données et prise de décisions éclairées : En collectant des données sur les temps de travail, les absences et les formations, les utilisateurs auront accès à des informations précieuses pour identifier les tendances, optimiser les ressources et prendre des décisions stratégiques en matière de personnel.
• Amélioration de l'engagement et de la productivité des employés : En offrant aux employés une plus grande visibilité sur leur planning et en facilitant la communication interne, la Direction pourra renforcer leur engagement, favoriser un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle, et améliorer leur satisfaction au travail.

3. Préparer une proposition solide

Élaborez une proposition claire et détaillée, incluant une analyse des coûts et des bénéfices, une comparaison des différentes options disponibles sur le marché et des témoignages d'autres entreprises ayant déjà adopté un logiciel similaire. Mettez l'accent sur le retour sur investissement à long terme et sur la valeur ajoutée que cette solution apportera à l'entreprise.

4. Engager le dialogue

Organisez une réunion avec votre responsable pour discuter de la proposition et répondre à toutes ses questions ou préoccupations. Soyez prêt à fournir des informations supplémentaires et à démontrer comment un logiciel de planification et de pointages peut contribuer à atteindre les objectifs stratégiques de l'entreprise.

5. Demandez une démo

Si vous voulez gagner du temps et si votre responsable est disponible, vous pouvez demander une démo du logiciel.

En conclusion, investir dans un logiciel de planification et de pointages n'est pas seulement un moyen d'améliorer l'efficacité du département des ressources humaines, mais aussi une décision stratégique qui peut avoir un impact positif sur l'ensemble de l'entreprise. 

En utilisant ces conseils, vous serez mieux équipé pour convaincre votre responsable de prendre la bonne décision.